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更新时间:2021/10/14 GMT+08:00
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管理文档

背景信息

  • 项目管理服务提供了文档托管和在线预览的特性。

    项目成员可以将每个迭代的项目文档、总结文档、经验文档等上传到云端。

  • 项目成员可以在线预览和下载,便于沉淀项目知识。
本节介绍文档功能的操作入口,文档目录管理,文档上传、下载、移动、编辑、删除、预览、关联、分享、文档回收站等操作。

文档入口

文档管理入口有两种方式:

  • 在软件开发平台首页“所有项目”列表中搜索目标项目,单击目标项目进入项目,在顶部导航栏中单击“文档”进入项目文档页面。
  • 在软件开发平台首页顶部的导航栏单击服务 > 文档,进入“公共文档”页面。

    公共文档为本租户下所有成员默认可见的文档。

新建/编辑/删除/移动文档目录

  1. 在文档页面单击“新建目录”,新建好的目录显示在文件列表中。

    目录层级不能超过5级。

  2. 编辑目录名。

    单击目标目录所在行进行修改。

    单击目录名称链接,可以查看目录下所有文件。

  3. 删除目录。

    • 单击目标目录所在行后,选择“删除”
    • 勾选目标目录后单击,选择“批量删除”

    删除目录时,会一并删除目录下所有文件到回收站。

  4. (可选)移动目录。

    • 单击目标目录所在行后,选择“移动”
    • 勾选目标目录后单击,选择“批量移动”

上传/下载/移动/编辑/删除文档

  • 项目创建者、项目经理、测试经理、项目成员具有文档管理权限。
  • 项目经理或文档上传者可以删除文件。
  1. 在文档页面,单击“上传”

    上传完成的文件显示在列表中。
    • 根据实际情况,选中需要上传的文件,直接拖拽至当前文件夹下,根据提示可快速完成文件上传。
    • 名称、大小、类型、操作者和更新时间等各列的宽度可通过鼠标拖拽调整列宽大小。

  2. 下载文档。

    • 单击目标文件所在行
    • 勾选目标文件或目标目录后单击,选择“批量下载”

  3. 移动文件至其他目录。

    • 单击目标文件所在行后,选择“移动”
    • 勾选目标文件后单击,选择“批量移动”

  4. 编辑文件名。

    单击目标文件所在行进行修改。

  5. 删除文件到回收站。

    • 单击目标文件所在行后,选择“删除”
    • 勾选目标文件后单击,选择“批量删除”

    删除目录时,会一并删除目录下所有文件。

批量上传文档

在文档页面,选中本机需要上传的文件,直接拖拽至当前文件夹下,可快速完成批量文件上传。

文档管理中上传文档类型、数量和大小限制如下:

  • 单个文件大小不得超过1GB。
  • 文档类型、文件总数量、总大小没有限制。
  • 支持批量上传文档,单次最多可以上传100个文件。

查看文档列表

在文档页面,可以搜索、自定义过滤、查看目录、预览文件等。

  • 单击文件名称链接,可以在线预览文件。
  • 搜索文件或目录。

    在搜索文本框中输入文件名或目录名关键字,可直接搜索结果。

预览/分享在线文档

在文档管理中,支持多种格式文件的在线预览,如PDF、Word、PPT、Excel、TXT、HTML、XML、图片等格式。

并可将文档进行分享,即生成一个URL(只对项目中的成员才有权限进入查看)。

  • 文件中带有关键字,预览时会高亮显示。如果是TXT文件预览仅显示纯文本。
  • 在ARM场景不支持Word、PPT、Excel格式预览。
  1. 在文档页面,单击文件名称链接,进入文件预览详情页。

  2. (可选)单击右上角,可以对文件进行分享或开启只读分享等。

文档抄送/关联/版本管理

在线预览文档时,可以设置文档“版本信息”、设置“抄送人”

  

单击“新增关联”可以“关联工作项”“关联Wiki”

查看工作项附件文档

在文档管理中,支持管理所有工作项的附件文档,工作项可根据实际需要对附件文档进行关联。

在文档管理页面,选择“工作项附件文档”页签,查看工作项附件文档。

  

文档回收站

在文档管理中,支持回收站功能,可根据实际需要清空或还原已删除的文件或目录。

删除文件后,先进入回收站,如果确认不需要再彻底删除,也可以从回收站中恢复。

可保留最近一个月内删除的文件。

在文档页面,选择“回收站”页签。

  

  • 单击,根据提示可删除回收站的指定文件或目录。
  • 单击,根据提示可还原回收站的指定文件或目录。
  • 单击“清空回收站”,根据提示可清空回收站的所有文件或目录。
  • 单击“还原所有”,根据提示可还原回收站的所有文件或目录。
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