外事管理系统功能

功能架构

图1 功能架构

高校外事管理系统中的证照管理模块主要是为了方便管理和控制教师及学生外事活动中涉及到的证照信息，并对证照信息进行实时监控和更新管理。证照管理模块主要应包括以下几个方面：

• 证照分类管理：证照分类是对需要管理的证照信息进行分类，方便管理。在证照分类管理中，应包括证照名称、证照类别、证照代码、证照说明等信息。
• 证照编号管理：对每张证照进行编号管理，即对已有证照的编号进行登记，并保留编号信息，便于日后查询和核对。
• 证照档案管理：档案管理中包括证照登记、证照复印件存档、审批流程管理等。如果涉及到外事活动的国际合作单位证照信息，还需要涉外单位证照登记和归档管理。
• 证照借用归还管理：证件借用与归还在线完成审批工作，让教职工最多跑一次；

  归还时间到期，自动提醒，避免证件使用拖拉，线上催办。

• 证照到期提醒：对证照到期进行提醒和警告，管理人员需要及时跟进证照到期时间并进行更新。通过该功能，可以及时发现证照过期情况，保证证照的合法性和有效性。

外事出访

高校外事管理系统中的外事出访模块主要是为了管理和控制教师参加各种形式的出国访学、学术会议、访问学者等国际性活动的过程，包括出国前的申报、审批，出国过程中的信息公示和管理，以及返回后的总结和辅导。外事出访模块包括以下几个方面：

• 外事出访申请：教师出访申报是外事出访的重要环节。外事出访模块提供申报和报名功能，以帮助出访人员进行出访计划和行程安排的申报工作，并保障出访人员的安全和合法性。

• 出国任务反馈：出国人员需要定期反馈在外情况，管理人员需要追踪每位出访人员的事件状况，确保所有的出访人员的状态受到及时监控和管理。此外，还需要实时跟踪每位出访人员的住宿、签证等基本信息。
• 出访回国总结：相关人员的出访活动都是教育和学术研究的重要一环，外事出访模块需要搜集和综合出访人员的评估和总结意见，以了解出访人员出访活动的质量和成效。

来访接待

高校外事管理系统中的来访接待模块主要是为管理和控制高校接待外来客人和外籍访问学者过程、提高外事接待的管理效率和服务质量。该模块主要包括以下几个方面：

• 来访人员信息管理：该模块需要将来访人员信息进行分类、归档和统计，包括访问学者、外籍专家、以及公务、学术交流等类型的外来客人信息，记录来访人员的基本信息、国籍、来访时间、接待人员和接待内容等相关信息。
• 行程接访安排：根据来访人员的需求和接待方案，制定针对个人或团队的行程和接待安排，安排来访人员的住宿、交通和餐饮等事项，确保所有的接待安排有序、合理。
• 接待服务管理：根据客人的需求，统筹安排相关部门和工作人员提供行程安排、导游、文化交流活动等各项服务，并跟进接待服务质量及改善意见。

国际会议

高校外事管理系统的国际会议模块主要是为了管理和控制在高校举办及参加各种类型的国际会议和论坛活动。该模块一般包括以下几个方面：

• 会议信息管理：收集管理与会国家、会议议题、受邀代表名单、会议日程等信息，将会议信息进行分类、归档和统计，为会议策划与组织提供参考。
• 国际会议申请：提供会议报名和审核，包括个人和团队报名和审核，并支持报名状态的实时查询、审批和管理。
• 会议现场管理：该功能主要是为了支持现场签到、会议分组和专家登台演讲等各种类型的会议现场管理，能够快速高效地识别代表身份、对演讲内容进行录音录像，并支持现场提问和讨论。
• 会议总结：会议相关文件包括资料、论文、PPT、视频、照片等，这些文件需要归档管理，分别按照会议、演讲者、论文等进行分类，并支持在线或本地浏览、下载、保存，提供英文翻译、检查、打印等服务。

外籍教师

高校外事管理系统的外籍教师管理模块主要是为管理和控制高校外籍教师的信息和管理工作。该模块主要包括以下几个方面：

• 招聘需求：各院校向外事部门提交招聘外籍教师需求与计划，外事部门批量读取岗位配置信息，定期编制招聘需求与计划。招聘需求审批后将自动生成招聘信息，可一键开启内部推荐，由内部员工在系统查阅并推荐人才。
• 招聘计划：招聘计划功能可以帮助高校外事部门管理和控制外籍教师的招聘实际情况，包括申请、审批、招聘和聘用等环节。

  管理者可以提出新的外籍教师招聘计划，填写教师需求数量、专业领域等招聘条件，并提交相应的材料来支持申请流程。

• 外籍教师信息管理：该模块需要将外籍教师的个人信息进行分类、归档和统计，包括教师身份信息、来校时间、合同期限、电话、邮箱、家庭地址、照片等相关信息，并支持信息的动态更新和查询。
• 外籍教师合同管理：根据外籍教师的聘期对合同进行分类，系统需要在合适时间进行预警，提醒外籍教师签订新合同。在合同管理方面，要考虑工资等重要信息的更新，保证人力资本资源的正确流转。
• 教育培训管理：为了提高外籍教师的工作效率, 系统需要实现对外籍教师的培训安排和教学安排计划。通过多种形式的培训将专业知识和工作技能传授到外籍教师的工作实践中去，同时也需要对教师的课程安排和教学进度予以关注。

合作协议

高校外事管理系统的合作协议管理模块主要是为高校的国际合作与交流工作提供服务，方便管理人员进行合作协议的建立、执行及终止管理等各个阶段。该模块主要包括以下几个方面：

• 协议信息管理：该模块需要将高校与相关单位、高校与国外院校、高校与国际组织及公司的合作协议进行分类、归档和统计，包括协议名称、协议类型、签署日期、协议状态等相关信息，并支持信息的动态更新和查询。
• 协议签署与执行：协议签署是合作协议管理的基本环节。该模块可以支持协议的签署、生效时间和有效期等信息，并可以按照国家、学科、行业、时间等多维度进行查询和分析。同时可以按协议执行情况对协议进行管理，如协议执行进度的监督、检查和汇报等。
• 协议提醒与预警：该功能可以帮助管理人员及时预示协议过期，并提醒相关人员尽快处理协议续期和改进工作。

评价及总结

对于每个合作协议，系统可以根据协议签署后各个阶段的执行情况，进行评估，描述合作项目的进展情况、项目效果、以及项目中存在的问题和需求，为管理人员提供有价值的评估报告。

学生出国

高校外事管理系统中的学生出国管理模块主要是为管理和控制高校学生参加各种形式的出国留学项目，包括出国前的申报、审批，出国过程中的信息公示和管理，以及返回后的总结和辅导。学生出国管理模块包括以下几个方面：

• 出国申请和审批：学生需要填写申请表，并提交所需的材料。相关管理人员对学生申请进行审批，审核其准入条件和资格，并对学生的申请进行逐步分类处理。
• 学生服务：外事部门负责为学生提供真实可靠的留学信息及服务，包括学校海外留学项目申请，签证及旅行准备，报道和住宿等方面的支持和服务。
• 留学费用和奖学金管理：学生出国留学涉及相关费用，学校需要开展以奖学金、助学金为主的留学资金计划，规范管理通过非政府机构开展的留学项目，将相关资金管理严密相连，排除风险，并对减免、困难等特殊情况进行分类处理。
• 出国后管理：在学生出国以后，外事部门要及时跟踪学生的学习和生活状态，对学生的学习生活进行管理和指导，及时处理学生在留学国家出现突发事件。同时，加强与留学生的沟通，建立有效的留学业务服务机制，解决留学生在生活和学习方面的相关问题。