财务人员

适用角色

财务分析师、会计、出纳、财务经理、报销审核人员

核心能力概览

前提条件

• 已启用如下技能（平台预置，默认开启）：
  • xlsx-craft（Excel处理与分析）
  • docx-craft（Word文档创建与编辑）
  • pptx-craft（汇报材料生成）
• 如果需要识别图片，需要开通OCR技能（发票识别）
  1. 在果办OfficeAce的左侧导航栏，选择“专家·技能·连接器”，在右侧区域选择“技能”页签，单击“我的”，并找到“文字识别 OCR”技能。
     图1 查找技能
     
  2. 在技能处单击开通，按照提示完成技能开通。
     图2 开通文字识别 OCR
     

实操一：多表合并与差异分析

场景：每个月需要合并多个月份的财务数据，做差异分析。

操作步骤

1. 在左侧导航栏，单击“新建任务”或“新建会话”，在对话框下方单击“选择文件夹”，选择或新建一个专用文件夹（如 OfficeAce_财务项目）作为工作空间。
2. 上传财务数据。

   将多个月份的财务数据Excel上传到对话框或工作空间。

3. 合并与分析。

   在对话框中输入提示词，示例如下：

   把这三个月的财务数据合并成一张季度汇总表。
   
   然后做差异分析：
   - 哪些科目的波动幅度超过10%？
   - 找出金额最大的5个变化项，分析可能原因
   - 输出一份“给老板看的”简版说明，两段话，先说季度整体情况，再说需要关注的异常

实操二：预算汇总

场景：各部门提交预算申请，格式不统一，需要汇总。

操作步骤

1. 在左侧导航栏，单击“新建任务”或“新建会话”，在对话框下方单击“选择文件夹”，选择或新建一个专用文件夹（如 OfficeAce_财务项目）作为工作空间。
2. 上传各部门预算。

   将各部门预算申请Excel上传。

3. 汇总指令。

   把这3个部门的预算申请汇总成一张总表。
   
   要求：
   - 统一格式：科目名称按标准科目对齐（人员费用/差旅费/市场费用/办公费用/其他）
   - 如果某个部门的科目名称和标准不一致，自动归类，并在备注里注明原始名称
   - 加一列：各部门占总预算的比例
   - 最后做一行合计
   - 标出比去年同期增长超过20%的科目（红色标注）

实操三：快速写财务分析

场景：需要基于财务报表写一份给管理层的财务分析。

操作步骤

1. 在左侧导航栏，单击“新建任务”或“新建会话”，在对话框下方单击“选择文件夹”，选择或新建一个专用文件夹（如 OfficeAce_财务项目）作为工作空间。
2. 上传财务报表。

   将财务报表Excel上传。

3. 生成分析。

   在对话框中输入提示词，示例如下：

   基于这份报表，写一份Q2财务分析，给管理层汇报用。
   
   结构：
   - 营收：完成情况 vs 目标 vs 同期，一句话结论
   - 成本：主要成本科目变化，找出增幅最大的
   - 利润：毛利率/净利率变化，和行业平均水平对比（如果有公开数据）
   - 现金流：简要说明
   - 下半年关注点：2-3个需要重点管控的项目
   
   写法要求：数据要具体，每个判断有数字支撑，不要写“整体表现良好”这类空话

实操四：发票智能整理

场景：报销季需要整理大量发票，生成台账。

前提条件：已开通“文字识别 OCR”技能。

操作步骤

1. 在左侧导航栏，单击“新建任务”或“新建会话”，在对话框下方单击“选择文件夹”，选择或新建一个专用文件夹（如 OfficeAce_财务项目）作为工作空间。
2. 准备发票文件。

   将所有发票图片放到一个文件夹中（如 D:\发票）。

3. 批量识别与台账生成。

   在对话框中输入提示词，示例如下：

   请帮我扫描D盘"发票"文件夹中的所有发票图片信息，并将结果汇总生成一个Excel台账文件。
   
   要求如下：
   1. 自动识别每张发票的发票号码、开票日期、发票类型、销方名称、购方名称、商品名称、金额、税额和价税合计
   2. 台账文件保存到D盘根目录，文件命名为“发票台账.xlsx”

4. 异常发票筛查。

   在对话框中输入提示词，示例如下：

   请对识别结果进行异常筛查：
   1. 购方名称不是“华为技术有限公司”的标记为“抬头错误”
   2. 开票日期超过90天的标记为“日期过期”
   3. 价税合计为0或超过10万元的标记为“金额异常”
   4. 发票号码重复的标记为“重复发票”
   
   生成两份文件：正常发票台账（发票台账.xlsx）和异常清单（异常清单.xlsx）

实操五：报销数据汇总

场景：季度末需要汇总全公司各部门的报销单据。

操作步骤

1. 在左侧导航栏，单击“新建任务”或“新建会话”，在对话框下方单击“选择文件夹”，选择或新建一个专用文件夹（如 OfficeAce_财务项目）作为工作空间。
2. 整理文件夹。

   将报销单据按部门分类放到工作空间文件夹，在对话框中输入提示词，示例如下：

   报销单据/
   ├── 技术部/
   │   ├── 2024-10-差旅报销.xlsx
   │   ├── 2024-11-办公采购.xlsx
   │   └── 2024-12-会议费用.xlsx
   ├── 市场部/
   │   └── ...
   └── 人事部/
       └── ...

3. 汇总分析。

   在对话框中输入提示词，示例如下：

   请读取工作空间中所有报销单据，帮我处理：
   1. 按部门汇总每类费用的总金额
   2. 按费用类别（差旅、办公采购、会议、广告、培训等）生成分类汇总
   3. 标记金额异常的单据（单笔超过部门平均值的3倍）
   4. 计算本季度总报销金额，与上季度对比增减情况
   
   请生成一份季度费用汇总报告，保存到工作空间

实操六：财务汇报材料

场景：需要向管理层汇报季度财务状况。

操作步骤

1. 在左侧导航栏，单击“新建任务”或“新建会话”，在对话框下方单击“选择文件夹”，选择或新建一个专用文件夹（如 OfficeAce_财务项目）作为工作空间。
2. 在对话框上方选择“幻灯片”，可选择风格模板或开启“引导模式”。
3. 在对话框中输入汇报材料需求。

   帮我做一份季度财务汇报材料
   
   数据来源于上传的财务报表Excel
   内容结构：
   - 封面
   - 季度财务总览（营收/成本/利润完成率）
   - 收入分析（按产品线/区域）
   - 成本分析（主要科目变化）
   - 利润分析（毛利率/净利率趋势）
   - 现金流状况
   - 风险与关注点
   - 下季度财务目标
   
   风格：简洁专业，数据图表为主
   注意：每个结论要有具体数字支撑

使用建议

• 数据安全：涉及敏感数据时注意脱敏。
• 备份原文件：处理前务必备份原始文件。
• 先小量验证：大文件先处理部分数据验证规则，再全量处理。
• 格式统一：同类文件用相同模板，AI能自动对齐数据。
• 命名规范：文件命名带日期和类别，方便AI识别。
• OCR 准确性：确保发票图片清晰，识别区域有效占比超过80%。