HR/行政

适用角色

人力资源专员、招聘专员、行政专员、HRBP、薪酬福利专员

核心能力概览

前提条件

实操一：批量生成入职材料

场景：有多个新员工入职，需要为每人生成一份入职材料。

操作步骤

1. 准备模板和名单。
   • 入职材料模板（Word）。
   • 新员工名单（Excel，含姓名、岗位、入职日期、薪资等）。

2. 在左侧导航栏，单击“新建任务”或“新建会话”，在对话框下方单击“选择文件夹”，选择或新建一个专用文件夹（如 OfficeAce_HR项目）作为工作空间。
3. 上传文件并输入指令。

   将两个文件拖拽到对话框，然后输入：

   按照名单，为每个人生成一份单独的入职材料文件。
   
   要求：
   - 文件名格式：姓名_入职材料_入职日期
   - 所有文件放在xxx目录的“入职材料”文件夹里
   - 每份文件都已填好了对应信息

   果办OfficeAce会自动读取名单，为每个人生成一份填好信息的入职材料文件。

实操二：考勤数据汇总

场景：每个月需要汇总多部门的考勤数据。

操作步骤

1. 在左侧导航栏，单击“新建任务”或“新建会话”，在对话框下方单击“选择文件夹”，选择或新建一个专用文件夹（如 OfficeAce_HR项目）作为工作空间。
2. 上传考勤表。

   将各部门的考勤表上传到对话框或工作空间。

3. 汇总指令。

   把这些考勤表汇总成一张总表。
   
   列：姓名、部门、应出勤天数、实际出勤天数、请假天数（细分事假/病假/年假）、加班天数
   按部门排列，每个部门内按姓名拼音排序
   最后加一行各部门的合计数据

实操三：筛选简历

场景：收到大量简历，需要快速筛选符合条件的候选人。

操作步骤

1. 在左侧导航栏，单击“新建任务”或“新建会话”，在对话框下方单击“选择文件夹”，选择或新建一个专用文件夹（如 OfficeAce_HR项目）作为工作空间。
2. 准备简历文件。

   将所有简历文件放到一个文件夹目录中。

3. 筛选指令。

   筛选xxx目录下符合以下条件的简历：
   - 学历：本科及以上
   - 相关工作经验：3年以上
   
   输出一张表格：姓名、当前职位、学历、工作年限、薪资期望、亮点（一句话总结）
   对不符合条件的，注明具体是哪一条不符合

实操四：起草通知公告

场景：需要起草一份公司内部通知。

操作步骤

1. 在左侧导航栏，单击“新建任务”或“新建会话”，在对话框下方单击“选择文件夹”，选择或新建一个专用文件夹（如 OfficeAce_HR项目）作为工作空间。
2. 在对话框中输入提示词，示例如下：

   帮我起草一封公司内部通知：
   
   事项：年假政策调整
   主要变化：工作满1年年假5天，满3年8天，满5年10天，满10年15天（原来满5年是12天）
   语气：正式，条理清楚
   格式：标题 + 政策背景 + 具体条款 + 执行时间 + 咨询方式
   最后加一句：收到通知请回复'已知悉'

实操五：培训材料汇报材料

场景：需要制作新员工培训课件。

操作步骤

1. 在左侧导航栏，单击“新建任务”或“新建会话”，在对话框下方单击“选择文件夹”，选择或新建一个专用文件夹（如 OfficeAce_HR项目）作为工作空间。
2. 在对话框上方选择“幻灯片”，可选择风格模板或开启“引导模式”。
3. 在对话框中输入提示词，示例如下：

   帮我做一份新员工入职培训汇报材料
   
   内容结构：
   - 封面
   - 公司简介（发展历程、企业文化、组织架构）
   - 规章制度（考勤、请假、薪酬福利）
   - 办公指南（系统使用、常用联系人）
   - 职业发展（晋升通道、培训资源）
   - Q&A
   
   风格：简洁清晰，配一些图示
   页数：15-20页

实操六：员工满意度分析

场景：需要分析员工满意度调查数据。

操作步骤

1. 在左侧导航栏，单击“新建任务”或“新建会话”，在对话框下方单击“选择文件夹”，选择或新建一个专用文件夹（如 OfficeAce_HR项目）作为工作空间。
2. 上传调查数据。

   将满意度调查数据Excel上传。

3. 分析指令。

   分析这份员工满意度调查数据：
   
   1. 整体满意度得分及分布
   2. 各维度得分排名（薪酬、发展、管理、环境、同事关系等）
   3. 得分最低的前3项，分析可能原因
   4. 不同部门/司龄/层级的差异
   5. 开放式问题的关键词提取
   
   输出：
   - 数据分析报告
   - 3条改进建议
   - 需要重点关注的风险点

实操七：招聘数据分析

场景：需要分析招聘数据，优化招聘流程。

操作步骤

1. 在左侧导航栏，单击“新建任务”或“新建会话”，在对话框下方单击“选择文件夹”，选择或新建一个专用文件夹（如 OfficeAce_HR项目）作为工作空间。
2. 在对话框中输入以下提示词。

   分析这份招聘数据，帮我优化招聘流程：
   
   数据包含：[职位、渠道、简历数、面试数、Offer数、入职数、周期]
   
   分析维度：
   1. 各渠道的招聘效率（简历→入职转化率）
   2. 各职位的招聘难度（周期长短、转化率）
   3. 招聘瓶颈在哪个环节
   4. 成本效益分析（如有人均成本数据）
   
   输出：
   - 数据看板（图表）
   - 问题诊断
   - 优化建议

使用建议

• 模板标准化：建立标准模板，AI生成更一致。
• 数据集中管理：把相关文件放到工作空间，方便批量处理。
• 隐私保护：涉及员工敏感数据时注意脱敏。
• 定期汇总：用定时任务自动生成周期性报表。
• 分步验证：大批量处理前先小量验证。
• 格式统一：同类文件用相同格式，AI处理更准确。