秘书/行政助理

适用角色

秘书、行政助理、总经理助理、部门助理

核心能力概览

前提条件

实操一：会议纪要整理

场景：需要整理会议纪要。

操作步骤

1. 在左侧导航栏，单击“新建任务”或“新建会话”，在对话框下方单击“选择文件夹”，选择或新建一个专用文件夹作为工作空间。
2. 在对话框中输入提示词，示例如下：
   • 方式一：上传录音

     把这份会议录音整理成正式纪要。
     
     会议信息：
      - 会议名称：[名称]
      - 时间：[时间]
      - 地点：[地点]
      - 参会人：[列表]
      - 主持人：[姓名]
     
     格式要求：
      1.会议基本信息
      2.议题与讨论内容（按议题分类）
      3.决议事项（明确结论）
      4.待办事项（任务+负责人+截止日期）
      5.其他事项
     
     特别注意：
      - 只记录有结论的内容
      - 模糊的不要自行判断
      - 待办事项要具体明确 

   • 方式二：快速整理文字记录

     把这份会议记录整理成正式纪要。
     
     原始记录：[粘贴或上传]
     
     要求：
      - 提炼关键信息，去掉冗余
      - 决议事项要明确
      - 待办事项格式：[任务]|[负责人]|[截止日期]

实操二：公文撰写

场景：需要起草各类公文。

操作步骤

1. 在左侧导航栏，单击“新建任务”或“新建会话”，在对话框下方单击“选择文件夹”，选择或新建一个专用文件夹作为工作空间。
2. 在对话框中输入提示词，示例如下：
   • 通知类

     帮我起草一份通知。
     
     通知事项：[主题]
     发文单位：[部门]
     收文对象：[范围]
     主要内容：[要点]
     执行时间：[时间]
     
     格式：标准公文格式
     语气：正式、简洁 

   • 请示类

     帮我起草一份请示。
     
     请示事项：[主题]
     请示原因：[背景]
     请示内容：[具体请求]
     建议方案：[如有]
     
     格式：标准公文格式
     结构：事由→请示内容→结束语（妥否，请批示） 

   • 报告类

     帮我起草一份工作报告。
     
     报告主题：[主题]
     报告期间：[时间段]
     报告内容：
      1.工作完成情况
      2.主要成绩
      3.存在问题
      4.下一步计划
     
     格式：标准公文格式
     语气：客观、务实 

实操三：日程安排与提醒

场景：需要整理领导日程。

操作步骤

1. 在左侧导航栏，单击“新建任务”或“新建会话”，在对话框下方单击“选择文件夹”，选择或新建一个专用文件夹作为工作空间。
2. 整理日程。
   在对话框中输入提示词，示例如下：

   帮我整理领导下周的日程安排。
   
   现有日程：[上传或描述]
   
   要求：
    1.按时间顺序排列
    2.标注重要程度（高/中/低）
    3.标注需要准备的材料
    4.识别时间冲突
    5.预留缓冲时间
   
   输出：
    - 日程表（Excel格式）
    - 每日提醒要点
    - 需要提前准备的事项清单 

3. 设置定时提醒。
   在对话框上方选择“定时任务”，输入提示词，示例如下：

   帮我设置日程提醒：
   
   提醒事项：[描述]
   提醒时间：[具体时间]
   重复规则：[每天/每周/每月/不重复]
   提醒内容：[需要提前准备什么]

实操四：邮件处理

场景：需要处理大量邮件。

操作步骤

1. 在左侧导航栏，单击“新建任务”或“新建会话”，在对话框下方单击“选择文件夹”，选择或新建一个专用文件夹作为工作空间。
2. 在对话框上方选择“智能邮件”，输入提示词，示例如下：
   • 邮件撰写

     帮我写一封邮件。
     
     收件人：[姓名/职位]
     邮件目的：[说明]
     主要内容：[要点]
     语气：[正式/亲切/紧急]
     
     要求：
      - 主题明确
      - 正文简洁
      - 附件标注清楚 

   • 邮件汇总

     帮我汇总这周的邮件。
     
     邮件内容：[上传eml文件或描述]
     
     要求：
      1.按紧急程度分类（紧急/重要/一般）
      2.提取需要回复的邮件
      3.提取关键信息（时间、地点、任务）
      4.生成待办清单 

实操五：汇报材料准备

场景：需要为领导准备汇报材料。

操作步骤

1. 在左侧导航栏，单击“新建任务”或“新建会话”，在对话框下方单击“选择文件夹”，选择或新建一个专用文件夹作为工作空间。
2. 在对话框上方选择“幻灯片”，可选择风格模板或开启“引导模式”。
3. 在对话框中输入提示词，示例如下：

   帮我准备汇报材料。
   
   汇报主题：[主题]
   汇报对象：[谁]
   汇报时长：[X]分钟
   
   材料要求：
    1.一页纸摘要（核心信息）
    2.汇报材料（[X]页，简洁清晰）
    3.数据支撑材料
    4.可能的问答及应答建议
   
   汇报材料结构：
    - 封面
    - 核心结论（一页）
    - 详细内容（分主题）
    - 下一步计划
    - 讨论议题 

实操六：文件整理与归档

场景：需要整理和归档文件。

操作步骤

1. 在左侧导航栏，单击“新建任务”或“新建会话”，在对话框下方单击“选择文件夹”，选择或新建一个专用文件夹作为工作空间。
2. 在对话框中输入提示词，示例如下：

   帮我整理这批文件。
   
   文件位置：[路径]
   文件类型：[合同/报告/邮件/其他]
   
   整理要求：
    1.按[日期/类型/项目]分类
    2.统一命名规范：[格式说明]
    3.识别重复文件
    4.识别过期文件（可归档）
    5.生成文件清单
   
   输出：
    - 分类后的文件结构
    - 文件清单（Excel）
    - 归档建议 

使用建议

1. 格式规范：公文要严格遵循格式规范。
2. 信息准确：会议纪要要准确记录，不自行判断。
3. 及时提醒：重要日程设置多重提醒。
4. 保密意识：涉及敏感信息严格保密。
5. 主动预判：提前准备领导可能需要的材料。
6. 条理清晰：文件整理要有清晰的分类逻辑。