会议空间

概览

• 概览

  WeLink会议空间（下称：OneRoom），是WeLink根据众多企业传统会议管理的痛点，而打造出全新集会议资源、会议工具、会议与会人、会议多场景于一体的会议管理协作平台，致力于打造流畅会议服务体验，并融合会前、会中、会后全场景、多平台互通的，一站式会务管理平台，让企业会议高效便捷的沟通与协作无处不在。

  使用OneRoom后，您将融合会前、会中、会后全场景、多工具平台协作互通，满足您的会议管理需求，具体服务地图如下：

  

• 了解操作界面

  

  功能说明

  编号	功能种类	功能
  1	欢迎区	显示当日待参加会议数
  2	功能菜单区	立即开会：快速会议，一键发起 加入会议：输入ID和昵称加入会议 预约会议：会议预约，增加OneRoom控制项，正式会议开启 会议管理：跳转WEB页会议设置，一键入会；下拉功能：主持会议； 直播：预约/开启直播入口 投影：无线投影功能入口
  3	日历区	快速查看日期的会议列表
  4	会议日程区	查看当前会议日程，点击日历，可以查看历史会议记录和纪要

会前

• 预约会议

  WeLink软终端首页—点击“会议”—点击会议界面的 “预约会议”，会议空间选择“开启”。

  

  

  1. 预约会议在会议主题后，会议组织者按需选择会议资源，可以选择会议类型：视频会议，语音会议，线下会议；可预约线上视频会议/语音会议，一键生成会议ID；

  2. 根据选择预约会议类型，同步预定线下会议室，点击如图（线上线下会议均可以选择会议地点）；

  

  3. 会议空间（OneRoom）开关：正式会议开启流程化管理开关入口，开启后可对该会议添加会议议题，会议纪要，会议签到等会议空间功能。

• 预约会议-高级设置

  

  1. 高级设置中可自行选择会议资源类型：会议是否启用云会议室。
  2. 根据会议安全级别，可选择随机会议ID，固定会议ID，随机会议可自定义设置会议密码，固定会议ID，需从会议管理界面进行会议密码设置。
  3. 可选择本次会议允许线上会议的接入人员范围：所有人，组织内，会议邀请人员，提高会议安全性。
  4. 开放人员范围：是指OneRoom的议题，纪要的开放范围。
  5. 会议通知方式：软终端会议号、WeLink个人绑定的邮箱、邮箱日历、WeLink个人绑定的手机号。
  6. 已开通云录制功能的WeLink租户可以开启自动录制。
• 会议议题征集

  告别人工催收，一键发起议题征集，会议组织者发起议题征集，多种通知方式灵活选择；

  预约会议后，将自动弹出会议详情及会议空间窗口（如下图），可对该会议进行议题征集，会议签到，会后可添加/上传会议纪要。

  • 会议主持人操作视角：
    

    

    1. 会议基本信息展示。

    2. 议题征集。

    点击征集后，可分享会议议题征集邀请通知，点击“创建会议群组”和“发送至已有会话”分享至相应群组和个人；

    点击“创建会议群组”提示如图，点击“确定”，提示“征集消息发送成功。

    

    点击“发送至已有会话”

    

    3. 议题添加，会议组织者可自行添加会议议题，弹出如下窗口，进行议题编辑和添加（添加文档不超过20M，单次小于5个文档）。

    

    会议组织者实时掌握议题申报情况，并控制会议时长和安排议题汇报顺序。

    会议主持人和会议固定与会人视角：看到所有议题。

    

  • 会议议题与会者视角：

    

    1. 区别于会议主持人，议题位置：与会者只可以申报议题，不可征集议题；

    2. 功能区进有一键入会按钮，无“一键呼会”和“发送通知”；

    3. 会议详情列，无法“编辑”会议，无法“取消”会议。

  • 议题与会者，仅看到自己相关议题

    

  • 与会者的WeLink将收到“会议号”推送，用户点击卡片直接进入议题申报页面

    

  • 议题“会议群组”征集，与会者可点击卡片直接进入议题申报页面

    

• 会议操作
  • 会议详情和会议操作区如图：
    

    

    1. 会议基本信息展示区：显示会议时间，召集人，与会人，会议类型，会议ID,会议主持人密码，来宾密码；

    2. 编辑会议：会前可以对会议基础信息进行再次编辑；

    3. 分享会议：将会议分享给与会者，支持快捷复制会议信息，支持分享到WeLink聊天窗口；

    4. 主持会议：弹出会控Web页进行主持人会议控制；

    5. 取消会议；

    6. 一键呼会：支持将会议固定与会人和议题对应的议题与会人一键呼叫邀请入会（参考3.3按议题一键呼会操作）；

    7. 发送通知：主持人收集议题和调整议题顺序后，将通过会议号，邮件，邮件日历（可选）对会议与会人发送正式会议通知；

    

    8. 加入：主持人一键加入会议。

会中

• 加入会议

OneRoom会议记录以日历方式进行展示，日历界面可显示每日的会议日程，会议与会者可点击当天的日期，查看对应会议信息并一键入会。

会议开始后，会议日历还将显示会议状态。

• 会中签到
  • 签到：与会者可通过WeLink扫码签到，线上语音/视频会议入会后自动签到，会议主持人手工签到，签到记录实时展示和刷新；
  • 请假：与会者请假，主持人也可以主动给与会者请假，主持人可导出签到记录报表；
  • 导出：支持一键导出与会人签到名单，参会人员信息一目了然。

    

• 按议题一键呼会

  当上一个议题汇报结束后，会议主持人可以在会议空间操作界面点击“一键呼会”，可以将下一个议题对应的议题与会人一键呼叫邀请入会，如图：

  

• 会中自动纪要

  会中发言自动语音转文字，让纪要整理事半功倍，会中开启自动纪要功能，会后查阅会议口水稿（Word档），方便会管人员在此基础上快速整理输出正式纪要；

  会中可以手动启动会议云录制功能，会后也将以会议视频纪要方式自动生成视频链接加入纪要中。

  

  

  1. 当会议云录制完成后，会议录制视频直接加入到纪要中；
  2. 当自动纪要结束后，自动纪要以Word文档形式自动生成并加入到纪要中。

会后

• 历史会议

  会议日历支持查看过去的历史会议，点击过去的日期或鼠标滑轮往上滑动，可查看过去会议的历史记录。

  

• 会议纪要和管理

  点击“纪要”后，可以查看自动纪要、纪要文件、会议录制视频纪要和会议结论，并自行下载会议相关纪要文件；

  会后纪要统一存档，与会议内容、决策等会议资源沉淀为公司知识资产。

  

  

  1. 会后主持人可手工添加会议结论和会议任务；

     

     2. 会后主持人手工上传纪要文件（纪要文档不超过20M,单次不超过5个文件）；

     

     3. 会议开始后，主持人开启自动纪要功能，会议结束后，自动上传归档；

     

     4. 会议开启云端录制，当会议结束后，录制文件自动上传归档。