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会议

会议

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更新时间:2021/04/13 GMT+08:00

作为集便捷和高效于一身的会议神器,视频会议让众多小伙伴赞不绝口,但又让第一次使用的小伙伴无从下手,接下来为各位小主隆重奉上视频会议的“约会”教程。

快速创会

  1. 进入WeLink【消息】界面,点击右上角的“+” ,选择“视频会议”,或者在 “业务”中搜索 “会议”,进入“会议”界面。
  2. 点击“发起会议”。
  3. 选择会议类型,来宾密码,添加与会者,设置“允许入会”范围等信息后,单击“立即开始”,即可发起会议。

  • “允许入会”可以设置允许与会人员范围。
    • 所有人:企业内外用户都可以通过会议ID和会议密码加入会议;
    • 仅企业内人员:只有企业内部员工才可以通过会议ID和会议密码加入会议,企业外部人员无法入会;
    • 仅会议邀请人员:只有被邀请的成员才可以加入会议,未被邀请的人员无法加入会议。
  • 可以选择使用不同类型的会议ID,并设置来宾密码。
    • 个人会议ID:保持不变,方便记忆,适合召开部门例会。

      此时可对来宾密码进行修改或置空的操作,置空后,其他用户无需输入会议密码即可主动接入会议。

    • 随机会议ID:随机产生,适合发起临时讨论,或召开安全性高的会议。

      此时可以选择是否启用来宾密码。

    • 云会议室ID:会议资源稳定,适合召开大型或固定会议。

      此时可对来宾密码进行修改或置空的操作,置空后,其他用户无需输入来宾密码即可主动接入会议。

    • 如果您的企业同时购买了云会议室资源和并发资源,您可以选择云会议室ID(需要企业管理员为您分配云会议室)、个人会议ID、随机会议ID。

    • 如果您的企业只购买了会议并发资源,您可以选择个人会议ID、随机会议ID。

    • 如果您的企业只购买了云会议室资源,您可以选择云会议室ID(需要企业管理员为您分配云会议室)。

  • 邀请与会者

    在发起会议界面,点击,可添加与会者者:我的组织、我的团队、外部联系人、手机通讯录、会议终端等。拉会参会更便捷。

移动端和PC端可以同时发起会议,不掉线。

预约会议

  1. 进入WeLink【消息】界面,点击右上角的“+” ,“视频会议”,或者在 “业务”中搜索 “会议”,进入“会议”界面。
  2. 点击“预约会议”。
  3. 选择设置会议主题、开会时间、会议时长、会议类型、是否使用个人会议ID和邀请的与会人员等信息后,单击“预约”,即可预约会议。

    2020年4月5号之后,新注册企业默认关闭短信通知功能,不能收到会议通知、会议邀请等所有会议相关短信。如有需求,请申请开通。

  • “允许入会”可以设置允许与会人员范围。
    • 所有人:企业内外用户都可以通过会议ID和会议密码加入会议;
    • 仅企业内人员:只有企业内部员工才可以通过会议ID和会议密码加入会议,企业外部人员无法入会;
    • 仅会议邀请人员:只有被邀请的成员才可以加入会议,未被邀请的人员无法加入会议。
  • 可以选择使用不同类型的会议ID,并设置来宾密码。
    • 个人会议ID:保持不变,方便记忆,适合召开部门例会。

      此时可对来宾密码进行修改或置空的操作,置空后,其他用户无需输入会议密码即可主动接入会议。

    • 随机会议ID:随机产生,适合发起临时讨论,或召开安全性高的会议。

      此时可以选择是否启用来宾密码。

    • 云会议室ID:会议资源稳定,适合召开大型或固定会议。

      此时可对来宾密码进行修改或置空的操作,置空后,其他用户无需输入来宾密码即可主动接入会议。

    • 如果您的企业同时购买了云会议室资源和并发资源,您可以选择云会议室ID(需要企业管理员为您分配云会议室)、个人会议ID、随机会议ID。

    • 如果您的企业只购买了会议并发资源,您可以选择个人会议ID、随机会议ID。

    • 如果您的企业只购买了云会议室资源,您可以选择云会议室ID(需要企业管理员为您分配云会议室)。

  • 在高级设置中选择是否发送邮件短信通知和邮件日历给所有与会者,还可以设置是否开启自动录制会议(需开通录制功能)
  • 预约会议后,可再次编辑和修改会议信息。

    在“视频会议”界面的会议列表里,选择需要修改的会议,进入“会议详情”,点击右上角,选择“编辑会议”,即可修改会议信息。

使用个人会议ID预约会议,如果通过会议链接提前加入,此会议会被提前召开,此时使用个人会议ID发起立即会议进入会议或者通过会议链接/会议ID+密码的方式进入个人会议的其他预约会议,都会进入到正在召开的会议中。

  • 当会议中的所有人退出会议后半小时内,此时使用个人会议ID发起立即会议进入会议或者通过会议链接/会议ID+密码的方式进入个人会议的其他预约会议,都会进入到正在召开的会议中。
  • 当会议中的所有人退出会议半小时后,正在召开的会议会被自动结束并转为历史会议记录,预约记录会保留,此后仍可以进入会议。
  • 如果主持人离开会议的时候选择了离开并结束会议,会将此在线会议结束,并清除预约记录。

取消会议

1.在“视频会议”界面的会议列表里,选择需要取消的会议,进入“会议详情”,点击右上角,选择“取消会议”。取消会议后,所有与会者将收到邮件和短信提醒。

2.支持在会议列表中取消正在召开的会议。

加入会议

用户可通过多种方式加入会议:

  1. 点击邀请邮件/短信中的会议分享链接即可入会。

  2. 在“视频会议”界面的会议列表里,选择需要参加的会议,点击“加入”。

  3. 在“视频会议”界面选择“加入会议”,输入会议ID和密码(若会议发起者没有设置密码,则不需要),点击“加入会议”即可入会。会议ID和密码从会议通知邮件/短信中获取。

  4. 移动端支持扫描二维码,加入会议。会议二维码请会议发起者从会议详情中获取。

  5. 匿名入会

    无需登录WeLink,在登录界面,单击下方的“加入会议”,输入会议ID和会议名称可直接加入会议。

    首次加入某个会议,需要进行手机号验证,之后再加入该会议,不需要验证。

  6. 电话主动入会

    手机无法上网?没有安装WeLink客户端?

    手机或者固话直接拨打号码02153290005,根据语音提示输入会议ID和密码,即可入会。

邀请入会

发起会议后,点击“与会者”,进入与会者界面,点击右上角的,可通过通讯录、二维码、邮件、短信、微信多种分享途径,轻松邀请更多人加入会议。

会议主持人

会议主持人可以释放主持人权限,与会者可以申请成为会议主持人。

  • 会议主持人可设置全场静音,修改会场中显示的名字,还可设置与会者为主持人,挂断与会者,移除与会者等。主持人的操作界面如下:

  • 点击与会者,与会者可举手,改名等。与会者的操作界面如下:

共享会议

会议中点击“共享”,可让所有与会者实时观看共享的手机屏幕,边共享边标注。

观看共享时新增发言人视频小窗,并支持下拉关闭。

“更多”会议功能

会议中,单击右下角的“更多”,可与与会者聊天,邀请与会者及设置会议。

  • 聊天

    在进行语音会议或视频会议时,可同时进行文字聊天,方便与会成员互动交流。

  • 会议设置

    可以设置会议的一些参数,包括是否开启啸叫检测,网络检测,主持人可设置锁定会议及参与者权限等,具体参数解释如表1所示。

    表1 会议设置

    参数

    说明

    啸叫检测

    开启后,检测到啸叫会自动静音。

    锁定会议

    主持人开启锁定会议后,锁定后,仅可通过主持人邀请入会,未被邀请的用户无法主动入会。

    允许解除静音

    主持人开启后,与会者可自行解除静音。

    允许共享

    主持人开启后,与会者可进行共享。

    网络检测

    可通过网络检测功能检测移动端设备网络连接状况。

退出会议

  • “离开会议”:主持人和与会者可选择离开会议,会议继续召开。
  • “结束会议”:如果主持人在离开会议时勾选“离开并结束会议”,会议结束,所有与会者均退出会议。

注:图示为主持人离开会议页面参考图,其他与会者只有“离开会议”。

录制会议

如果您开通了会议录制功能。可通过以下两种方式开启会议录制:

录制的会议文件,自动保存在“个人会议管理平台 > 我的录制”中。

  • 发起会议、预约会议时,可点击“高级设置 > 自动录制会议”,会议开始后,自动录制会议
  • 会议中点击“更多 > 开始录制”或“更多 > 暂停录制”,即可开始或停止录制。
    • 如果选择下载高清视频,则下载的录制文件中有两个文件夹,第一个是会议中的共享画面,第二个是会议高清视频画面。

    • 如果选择下载标清视频,则下载的录制文件中只有一个文件夹,会议标清画面和共享画面在同一个文件中。

视频画面有云录制快捷入口,方便控制录制进度(目前仅支持Android)。

会议室

会议室使用流程

  1. 在WeLink消息界面,点击右上角“+”选择会议,进入预约会议。

  2. 选择会议室>预约会议。

  3. 预定会议>会议室。

  4. 选择合适的会议室预定时间。

  5. 预约会议室成功后可以修改会议主题,添加与会人追加视频会议。

取消会议预定

  1. 点击已预约的会议,进入会议详情,点击下方取消按钮即可。

  2. 若是仅预定了会议室,可进入会议室点击我的预约,取消会议室预约。

收藏/取消常用会议室

  1. 点击会议室,进入会议室预定页面,点击会议室右侧星号图标即可收藏/取消收藏会议室。

  2. 如果会议室过多,可以直接点击会议室预定页面右下方“我的收藏”查看已收藏的会议室。

添加会议室

  1. 会议管理员可在“业务”里搜索“数字化会议”,点击会议管理。

  2. 点击“+”图标,填写会议室会议室名称,地点,容纳人数,根据实际情况选择填写会议室状态、设备,关联上设备,点击完成即可添加会议室。

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