# 在实例化数据中使用结构化文档管理功能
结构化文档管理功能是工业数字模型驱动引擎-数据建模引擎（xDM Foundation，简称xDM-F）推出的一款云端文档写作管理功能，通过打造独立的知识库空间，结构化地组织在线协作文档，实现知识的积累与沉淀，促进知识的复用与流通。
xDM-F打破了繁琐的传统创作模式，让创作过程变得自由而高效，内容表达更丰富、准确。依托其强大而丰富的块级编辑器，用户可以在一篇文档中轻松使用文本、表情、图片、流程图等编辑工具，灵活地将文档组合成想要的样子。
此外，xDM-F还提供了可靠的跨应用协同能力，让文档创作不再是一个人的事。多人协同编辑的每个动作都实时可见、可追溯，让想法碰撞更直接、更充分。精细化的权限管理，按需分配只读、编辑等权限，让数据安全尽在掌握。
本文以"创建数据实例"的操作场景，详细介绍xDM-F结构化文档管理功能的基本操作。编辑数据实例的操作略有区别。
#### 约束与限制
- 结构化文档管理当前处于试运行阶段，仅支持白名单用户在体验版数据建模引擎上使用。
- 单个数据实例下，最多只能创建200个结构化文档。
 
#### 前提条件
- 待实例化的数据实体/关系实体具有结构化文档管理功能。具体操作请参见[创建数据实体](https://support.huaweicloud.com/usermanual-idme/idme_usermanual_0007.html)/[创建关系实体](https://support.huaweicloud.com/usermanual-idme/idme_usermanual_0022.html)。
- 已满足数据实体/关系实体实例化条件。条件详情请参见[数据实例概述](https://support.huaweicloud.com/usermanual-idme/idme_clientog_0017.html)。
- 已[登录应用运行态](https://support.huaweicloud.com/consog-idme/idme_consog_0023.html)。
 
#### 创建一个空白文档
1. 在左侧导航栏中，选择"数据模型管理 \> 数据实例"，进入"数据实例"页面。
2. 选择需要操作的数据实体/关系实体，单击"创建"，展开"创建实例数据"页面。
3. 根据页面提示，填写对应属性信息，并在"结构化文档"中单击"新建空白文档"。
4. 在弹出的"创建结构化文档"窗口中，填写文档标题，单击"确定"。 
   其中，文档标题长度不能超过128个字符。
   系统会自动进入该结构化文档，请根据实际业务需求，开启您的结构化文档编辑之旅。
   
   
5. 完成结构化文档编辑后，切换回"创建实例数据"页面，单击"确定"，完成数据实例的创建。
 
#### 使用已有模板创建文档
xDM-F内置了一批使用度较高的通用模板，帮助您快速完成文档创建。
1. 在左侧导航栏中，选择"数据模型管理 \> 数据实例"，进入"数据实例"页面。
2. 选择需要操作的数据实体/关系实体，单击"创建"，展开"创建实例数据"页面。
3. 根据页面提示，填写对应属性信息，并在"结构化文档"中单击"结构化文档模板管理"。
4. 在弹出的"模板"窗口，找到感兴趣的模板，单击"使用"。 
   系统会自动进入通过该模板创建的结构化文档，用户可直接按照模板内容编辑此文档。
   
   
5. 完成结构化文档编辑后，切换回"创建实例数据"页面，关闭"模板"窗口， 单击"确定"，完成数据实例的创建。
 
#### 分享已创建的结构化文档
具有结构化文档的数据实例创建完成后，您可以通过分享功能将指定结构化文档分享给特定的人。
1. 在左侧导航栏中，选择"数据模型管理 \> 数据实例"，进入"数据实例"页面。
2. 选择需要操作的数据实体/关系实体，单击待操作的数据实例的唯一编码，进入数据实例详情页面。
3. 在"结构化文档"中，找到需要分享的文档，单击![](https://support.huaweicloud.com/usermanual-idme/figure/zh-cn_image_0000002109942922.png)。
4. 在弹出的"文档分享"窗口，单击"新建分享"。
5. 设置分享类型和被分享人，单击"分享"。 
   - 分享类型：设置待分享文档的访问权限，支持设置为"仅查看"和"仅查看和编辑"。
   
   - 被分享人：设置被分享人，目前仅支持设置"所有人"。所有人指具有当前应用运行态访问权限的所有用户。
   
   
   
   
6. 复制文档链接并发送给其他用户，其他用户即可通过此链接查看文档或者与您协同编辑此文档。 
   其中，参与写作的用户可实时在线查看其他用户在协作文档中的状态和位置，编辑内容实时同步。
   如需关闭文档分享，您可以在已创建的文档分享所在行单击![](https://support.huaweicloud.com/usermanual-idme/figure/zh-cn_image_0000002152656082.png)；勾选多个文档分享并单击"删除"可进行批量关闭。关闭分享后，其他用户将不能通过此链接访问文档。
   
   
 
#### 结构化文档模板管理
结构化文档管理作为xDM-F功能，提供了如下几种不同类型的模板，以适用多样化的结构化需求。
- **推荐模板**
  推荐模板是由xDM-F提供的预置公共结构化模板，仅支持使用和预览，不支持编辑和删除。这些模板通常覆盖了常见的业务场景，如办公常用、产品设计、研发测试、市场运营、项目管理、团队管理等。您可以直接选用推荐模板开展结构化文档工作，无需从零开始设计，简化了结构化流程。
  
- **团队模板**
  团队模板是指在应用运行态上由同一华为账号（即使用同一账号的企业或团队）创建的"模板归属"为"团队"的模板。各应用运行态下的团队模板相互独立，仅具有访问对应应用运行态的用户可见。
  
- **个人模板**
  个人模板是指用户登录应用运行态后享有的私人文档模板。不同用户的个人模板相互隔离，互不可见。
  
默认情况下，团队模板和个人模板中无具体模板。如果推荐模板中没有合适的文档模板供您使用，您可根据自身业务场景，自行创建。具体操作如下：
1. 在左侧导航栏中，选择"数据模型管理 \> 数据实例"，进入"数据实例"页面。
2. 选择需要操作的数据实体/关系实体，单击"创建"，展开"创建实例数据"页面。
3. 根据页面提示，填写对应属性信息，并在"结构化文档"中单击"结构化文档模板管理"。
4. 在弹出的"模板"窗口，单击"新建模板"。
5. 在弹出的"新建模板"窗口，选择模板归属，单击"保存"。 
   模板归属包括团队和个人。
   
   
6. 完成模板创建后，您可以切换回应用运行态，在"模板"窗口中，按需进行如下操作。 
   - 选择"团队"或"个人"页签，鼠标移动至新建的模板，单击"使用"，即可通过该模板创建结构化文档。
   
   - 选择"团队"或"个人"页签，鼠标移动至新建的模板，单击"预览"，即可预览该模板内容。
   
   - 选择"团队"或"个人"页签，鼠标移动至新建的模板，选择"![](https://support.huaweicloud.com/usermanual-idme/figure/zh-cn_image_0000002110450186.png) \> 编辑"，编辑该模板内容。
   
   - 选择"团队"或"个人"页签，鼠标移动至新建的模板，选择"![](https://support.huaweicloud.com/usermanual-idme/figure/zh-cn_image_0000002145929653.png) \> 删除"，删除该模板。