# 用好文件夹
把同一类文件归拢到一个文件夹，再在果办OfficeAce的工作空间中统一管理------这是用果办OfficeAce批量处理文件最实用的起步方式。
#### 为什么要单独创建一个工作空间
工作空间是果办OfficeAce最顶层的隔离单元，是你和AI协作的"桌面"。把文件放进工作空间后：
- 果办OfficeAce可以直接读取工作空间内的所有文件，无需逐个上传。
- 处理结果会自动保存回工作空间，无需手动下载。
- 下次新建任务时，工作空间里的文件依然在，新增的文件也会被识别。
一句话：**你只管把文件放好，分析和产出交给果办OfficeAce。**
#### 三步快速上手
- **第一步：在电脑上归类整理文件**
  把同一主题、同一任务的文件集中到一个文件夹里。文件夹起个清晰的名字，文件按规范命名。
  
- **第二步：在果办OfficeAce中将该文件夹纳入工作空间**
  新建一个任务，在工作空间中添加你整理好的文件夹下的文件。添加完成后，果办OfficeAce就能直接访问这些文件的内容。
  
- **第三步：用自然语言告诉AI你要做什么**
  不需要写代码、不需要指定文件路径，直接用日常语言描述需求。果办OfficeAce会自动识别工作空间中的相关文件并完成处理。
  
 
#### 完整示例：财务人员季度报销汇总
下面用一个财务场景，演示从文件整理到AI分析的完整流程。
#### 场景介绍
李姐是公司财务部的报销审核专员。每个季度末，她需要汇总全公司各部门提交的报销单据，按费用类别分类统计，核对金额，最终生成季度费用汇总报告。到季度末，文件夹里已经攒了几十张报销单据（Excel 格式），手动核对既耗时又容易出错。
#### 报销数据分析
1. **整理文件夹**
   
   在电脑上建了一个文件夹"报销单据"，将2024Q4-报销单据，按部门建子文件夹存放，文件名带日期和费用类别，AI 能自动归类汇总：
   ```
   2024Q4-报销单据/
   ├── 技术部/
   │   ├── 2024-10-差旅报销.xlsx
   │   ├── 2024-11-办公采购.xlsx
   │   └── 2024-12-会议费用.xlsx
   ├── 市场部/
   │   ├── 2024-10-广告投放.xlsx
   │   └── 2024-11-活动经费.xlsx
   └── 人事部/
       ├── 2024-10-培训费用.xlsx
       └── 2024-12-年终聚餐.xlsx
   ```
   
   
2. **添加到工作空间**
   
   在 果办OfficeAce 中新建任务，把"报销单据"文件夹添加到工作空间。如[图1]所示。
   图1添加到工作空间   
   ![](https://support.huaweicloud.com/bestpractice-officeace/zh-cn_image_0000002724457764.png "点击放大")
   
   
3. **提示词示例**
   
   ```
   请读取工作空间中所有报销单据，帮我处理：
   按部门汇总每类费用的总金额
   按费用类别（差旅、办公采购、会议、广告、培训等）生成分类汇总
   标记金额异常的单据（单笔超过部门平均值的3倍）
   计算本季度总报销金额，与上季度对比增减情况
   请生成一份季度费用汇总报告，保存到工作空间。
   ```
   
   
 
#### 分析结果示例
![](https://support.huaweicloud.com/bestpractice-officeace/zh-cn_image_0000002724297818.png "点击放大")
#### 持续使用：新数据来了怎么办
下个季度末有新的数据，只需要：
1. 把新季度的报销单据放进"报销单据"的文件夹（如2025Q1-报销单据）。
2. 在果办OfficeAce的任务中，确保"报销单据"文件夹中的文件添加到工作空间。
3. 说一句：**"这是2025Q1的报销单据，请按上次的格式生成季度费用汇总报告，并与之前的报告做对比"**。
AI可以直接读取并自动做季度对比分析。
#### 同样的思路，适用于更多岗位
"归类文件 → 添加到工作空间 → 自然语言下达指令"这套流程，几乎适用于所有需要反复处理同类文件的工作：
| 岗位  | 文件夹组织方式    | 可以对 果办OfficeAce 说       |
|:---|:---|:---|
| 教师   | 按班级/学期存放成绩表  | "分析所有成绩表，找出需要重点关注的学生"   |
| 销售     | 按月份存放销售报表  | "对比最近三个月销售趋势，找出增长最快的产品" |
| 财务   | 按月份存放报销单据  | "汇总本季度所有报销，按费用类别生成报表" |
| 律师   | 按案件存放合同文件 | "审查所有合同，逐条列出风险条款"      |
| 运营   | 按渠道存放数据导出 | "合并所有渠道数据，生成 ROI 分析报告"   |
| 外贸     | 按订单存放客户资料 | "读取所有订单，生成报关汇总表"        |
| 研究员 | 按课题存放论文资料    | "整理所有论文的核心观点，生成文献综述"   |
   
#### 文件管理的好习惯
- **命名带日期或序号**：如"2024-10-差旅报销.xlsx" 或"2024-11-办公采购.xlsx"，AI 能自动识别时间顺序和费用类别。
- **一事一文件夹**：不要把不相关的文件混在一起。技术部的差旅报销和市场部的广告投放分开放，分析结果会更准确。
- **格式保持一致**：同类文件尽量用相同的模板。比如每次考试的 Excel 都用同样的列名（姓名、学号、分数），AI 就能自动对齐数据。
- **文件多时用子文件夹**：按时间或类别建子文件夹归类，添加到工作空间时一并纳入。例如按技术部、市场部、人事部归类，添加到工作空间时一并纳入。
- **持续积累**：工作空间里的数据越丰富，分析越有参考价值。养成"把文件放进对应文件夹"的习惯（如"2024Q4-报销单据"、"2025Q1-报销单据"），就是在为后续的季度对比分析打基础。
 
#### 从上手到精通：五步进阶路径
- **第一步：整理一个文件夹**
  挑一个日常工作场景（比如月度报表、每次考试成绩），把相关文件集中到一个文件夹。
  
- **第二步：添加到工作空间**
  在果办OfficeAce 中新建任务，将这些文件添加到工作空间。
  
- **第三步：参考示例提问**
  借鉴上面财务案例中的提示词结构，根据自己的需求调整方括号中的内容：
  ```
  请读取工作空间中所有 [文件类型]，按 [排序维度] 排序，帮我分析：
  [分析维度一]
  [分析维度二]
  [分析维度三]
  请生成一份 [报告类型]，保存到工作空间。
  ```
  
- **第四步：迭代优化**
  第一次的结果可能不完美。根据产出调整指令措辞，逐步打磨出适合自己工作习惯的提示词模板。
  
- **第五步：封装为技能（进阶）**
  当某套分析流程反复使用时，可以考虑封装为技能（Skill）。封装后，每次只需一句话就能触发完整流程，不用重复写提示词。
  ![](https://support.huaweicloud.com/bestpractice-officeace/public_sys-resources/note_3.0-zh-cn.png)
  技能具有**自演进**能力------使用过程中如果发现某些步骤经常出错，技能会自动优化执行逻辑，越用越稳定。